Cómo funcionan las compras

En Inventario › Compras se registra lo que le compra a sus proveedores. La mercadería entra a la bodega, la deuda queda en «Por pagar» y la compra sirve para su declaración.

Arriba, cuánto compró, cuánto debe y cuánto ya venció. Las pestañas filtran por pagar, vencidas, pagadas y anuladas.

Registre una compra

Pulse + Registrar compra. La forma más rápida es soltar el XML de la factura que le mandó el proveedor por correo: el formulario se llena solo.

1. Suelte el XML en Desde el XML del SRI, o haga clic para elegirlo.Se llenan el proveedor, el número, la autorización, la fecha y cada línea. Si esa factura ya estaba registrada, Facturia se lo dice. ¿Factura en papel o nota de venta? Llene los datos a mano: la autorización tiene 49 dígitos si es electrónica y 10 si es preimpresa.
2. Revise el proveedor.Si es nuevo, pulse Darlo de alta con los datos del XML. Sin XML, búsquelo o use + Nuevo proveedor.
3. Una cada línea con su producto.Facturia sugiere el suyo y le dice si ya se lo compra a ese proveedor. Si no lo tiene, + Crear producto con estos datos. Lo que no es mercadería, márquelo como Gasto.
4. Elija la bodega donde entra y, si es a plazo, la fecha en Vence. Vacío quiere decir de contado.
5. En Pago, marque Ya la pagué y de dónde salió el dinero, o déjelo sin marcar para pagarla después.
6. Pulse Registrar compra.

Traiga todas sus compras del mes desde el SRI

En Inventario › Comprobantes recibidos no hace falta bajar los XML uno por uno: con el reporte del SRI, Facturia los trae todos.

1. Baje el reporte en SRI en línea.Facturación electrónica › Comprobantes electrónicos recibidos, elija el mes y pulse Consultar. Al final, Descargar reporte.
2. Pulse Subir reporte del SRI y suelte ese archivo. Los XML se bajan solos; la lista se actualiza sola.
3. En la pestaña Por registrar, pulse Registrar en cada factura: se abre Registrar compra con todo lleno.

¿Una factura suelta? Use Pegar o escanear claves: pegue la clave de acceso o léala con la cámara del código de barras de la factura impresa.

Subir el mismo reporte dos veces no duplica nada. Y su clave del SRI nunca pasa por Facturia: usted baja el reporte y lo sube.

Pague a sus proveedores

En Compras, pulse Pagar a un proveedor, o Pagar en el menú ⋮ de una compra. Un pago puede cubrir varias compras del mismo proveedor, completas o en parte.

1. Elija el proveedor.Aparecen sus compras con saldo.
2. Marque lo que paga.Si es un abono, cambie el valor en Pagar.
3. Diga de dónde sale el dinero: la caja, una cuenta del banco u otro medio. Si sube la foto o el PDF de la transferencia, Facturia lee el banco, el número y la fecha.
4. Pulse Registrar pago.Imprima el comprobante de egreso para que lo firme quien recibe el dinero.

Si paga en efectivo, el pago sale de su caja abierta y se descuenta de lo esperado al cerrarla.

¿Le adelantó dinero? Regístrelo en Anticipos. Al registrar su próxima compra, Facturia le ofrece descontarlo.

Revise, corrija o anule una compra

Pulse el número de la compra, o ⋮ › Ver detalle, para ver qué entró a la bodega, cuánto pagó y cuánto falta.

Hágale la retención al proveedor

Solo si a su empresa le corresponde retener, por ejemplo si es agente de retención. Se prepara desde el detalle de la compra, en la sección Retención.

1. Pulse Preparar la retención.
2. Elija cuánto del IVA retiene (10, 20, 30, 50, 70 o 100 %, según quién es usted y quién es el proveedor). Si no le corresponde, déjelo vacío.
3. Elija el concepto de renta: bienes, servicios, honorarios, transporte… El porcentaje sale de la tabla del SRI.
4. Revise el total retenido y pulse Emitir retención.Va al SRI como cualquier comprobante, y lo retenido baja el saldo de la compra: ya no se lo paga al proveedor.

Compre a quien no le puede dar factura

Si le compra a un agricultor o a alguien que presta un servicio ocasional y no tiene cómo facturarle, usted emite la liquidación de compra en su nombre.

1. Vaya a Ventas › Nueva liquidación de compra.
2. Elija al proveedor.Si no tiene RUC, créelo con su cédula desde + Nuevo proveedor.
3. Agregue lo que compra, como en una factura, y emítala.Va al SRI con su firma, y la mercadería entra al inventario al costo de esta compra.

La liquidación queda en Compras como cualquier otra: la paga desde ahí. Si le corresponde retener, la retención se prepara desde la liquidación, en Comprobantes, con la flecha de Emitir ▾ › Retención.