Productos e inventario: crear, importar, controlar el stock y contar
Cree sus productos uno por uno o desde Excel, vea cuánto tiene en cada bodega y cuadre el stock contando.
Productos, servicios e inventario
Todo lo que vende está en Catálogos › Productos. Lo que además quiere contar (cuánto tiene, cuánto vale, cuándo se acaba) se controla en Inventario.
En el ambiente de Pruebas las facturas no descuentan inventario. Lo que cargue a mano (compras, ajustes, traslados, conteos) sí. Al pasar a Producción, cada factura empieza a mover el stock.
Cree un producto
En Productos pulse + Nuevo producto. Se abre un panel con todo lo del producto; los campos obligatorios llevan asterisco.
- Producto o Servicio.Arriba se elige qué es. El formulario arranca con lo de su último producto (IVA, unidad, precios con o sin impuestos); Empezar en blanco lo limpia.
- Descripción.Como quiere que salga en la factura. Leer etiqueta propone la descripción, la marca, el modelo y el código de barras a partir de una foto del empaque. Desde la web los trae, con fotos, de la página del fabricante o de una tienda: pegue la dirección. Nada se usa sin que usted lo confirme.
- Categoría y unidad.Si su empresa arma el código por categoría, el SKU sale solo al elegirla. ¿No existe la categoría o la marca? Créela ahí mismo con +.
- Precio e impuestos.Elija si escribe los precios con IVA o sin IVA y la tarifa. Escriba el costo y la ganancia, y el precio de venta sale solo; o escriba directamente el precio.
- Inventario.Deje marcado Controlar inventario si quiere llevar el stock, y escriba en Existencias al empezar lo que tiene hoy.
- Pulse Guardar producto (Alt + Enter). Abajo se ve qué falta, si falta algo.
Cargue muchos productos desde Excel
Si viene de otro sistema o tiene su lista en Excel, no los escriba uno por uno: en Productos pulse Importar.
- Descargue la plantilla.Trae una hoja con las columnas y otra con las instrucciones. Hacen falta la descripción, el IVA y el precio (o el costo y la ganancia, para que el precio se calcule solo). La cantidad inicial carga el stock.
- Suba el archivo.También sirve el Excel o CSV que exporta su sistema anterior: las columnas se reconocen por su nombre.
- Revise la vista previa.Facturia muestra qué va a pasar con cada fila: cuáles se crean, cuáles ya existen y cuáles tienen errores. Puede corregir ahí mismo. Nada se guarda hasta que confirme.
- Pulse Importar.Las filas con error no se importan; las demás sí, y puede corregir las que faltaron después.
¿Ya existen algunos? Un producto «ya existe» si tiene el mismo SKU (o, sin SKU, el mismo código de barras). Sin marcar Actualizar los que ya existen, se dejan como están; marcado, se actualizan con lo del archivo, y una celda vacía no borra lo que había.
Su lista de productos
En la lista se ve el precio sin y con IVA, y el stock de cada uno: Agotado o en stock. El botón Posibles duplicados le ayuda a encontrar productos repetidos.
Vea cuánto tiene y cuánto vale
En Inventario cada fila es un producto en una bodega: la cantidad, el costo promedio y el valor de lo que tiene.
| Bajo mínimo | Quedan menos unidades que el stock mínimo del producto. Es la señal para volver a comprar. |
| Comprometido · disponible | Unidades vendidas que todavía no se entregan. Disponible es lo que de verdad puede vender. |
| Sin movimientos | El producto controla inventario pero nunca entró ni salió nada. |
| Filtros | Por bodega, categoría, marca, proveedor o existencias (agotados, bajo mínimo, un rango…). |
El kárdex: de dónde salió cada unidad
El botón Kardex de cada fila muestra todos los movimientos de ese producto en esa bodega: la fecha, qué fue (venta, compra, devolución, ajuste…), el comprobante que lo causó, la cantidad, el costo y el saldo que quedó después.
Filtre por tipo de movimiento o por fechas para responder preguntas como «¿cuándo se vendió la última?» o «¿cuánto entró este mes?».
Registre movimientos y traslados
Lo que no viene de una factura o de una compra se carga a mano con + Movimiento de inventario, o con Mover en la fila del producto.
| Tipo | Para qué |
|---|---|
| Saldo inicial | Lo que tenía antes de empezar a usar Facturia, con su costo. |
| Compra | Mercadería que entra. Si registra la compra en Compras, el stock entra solo. |
| Devolución a proveedor | Mercadería que le devuelve a quien se la vendió. |
| Ajuste positivo / negativo | Una corrección puntual: algo que se dañó, se perdió o apareció. |
| Traslado | De una bodega a otra. Use el botón Trasladar: saca de una y mete en la otra a la vez. |
- Elija el producto, la bodega y el tipo.Solo aparecen los productos que controlan inventario.
- Escriba la cantidad, siempre en positivo.El tipo ya dice si suma o resta.
- Si entra mercadería, escriba el costo unitario.Se promedia con lo que ya había; en blanco entra al costo actual.
- Agregue una referencia (por ejemplo, la factura del proveedor) y pulse Registrar movimiento.
Las ventas no se cargan aquí. La venta, la devolución de un cliente y el reverso de una anulación los escribe el comprobante que los causa. Si la mercadería del traslado sale a la calle, necesita además una guía de remisión.
Cuadre el stock contando
Cada cierto tiempo conviene contar lo que hay de verdad. En Conteos de inventario usted anota lo que cuenta y Facturia hace la resta y los ajustes.
- Pulse + Nuevo conteo y elija la bodega. El conteo arranca con todos los productos de esa bodega y congela su saldo: contra ese número se compara al final.
- Cuente.Escriba lo que hay de cada producto. En el celular, busque el producto con la cámara leyendo su código de barras, mientras recorre el estante.
- Revise las diferencias.Los filtros Solo sin contar y Solo lo que no cuadra le muestran lo pendiente. Arriba ve cuánto vale el desvío.
- Pulse Aplicar conteo.Facturia crea los ajustes positivos y negativos necesarios y el stock queda igual a lo contado.
Para cargar su inventario por primera vez, marque Saldo inicial al crear el conteo: trae todos los productos y pide cantidad y costo. Es la forma más rápida de empezar con muchos productos.
Bodegas
En Inventario › Bodegas se crean los lugares donde está la mercadería: el local, la trastienda, un galpón.
¿Necesita ayuda?
Si tiene su lista de productos en otro sistema, escríbanos por WhatsApp al 099 694 2222 y le ayudamos a importarla.
Historial de versiones
- 1.0 · 13 de noviembre de 2026
- Primera versión: crear productos y servicios, importar desde Excel, existencias por bodega, kárdex, movimientos y traslados, conteos y bodegas.