Control de lotes y fecha de caducidad: que salga primero lo que vence primero
En Facturia cada producto puede llevar su inventario por lote, con su fecha de caducidad. El lote se registra al comprar (si el XML del proveedor lo trae, se lo propone) y al facturar sale solo el que vence antes, saltando los vencidos. Inventario le avisa qué está vencido o por vencer, y el lote sale impreso en el ticket y el RIDE.
En una farmacia, una tienda de alimentos o una agroveterinaria, lo que se vence en la percha es plata perdida. Llevarlo en un cuaderno no alcanza cuando un mismo producto llega en varios lotes con fechas distintas. Con el control de lotes, Facturia sabe cuántas unidades quedan de cada lote y vende primero las que se van a vencer.
Cómo funciona
Tres lotes del mismo producto, y una venta.
- El lote entra con la compra, con su fecha de caducidad. Si el XML del proveedor la trae, Facturia se la propone.
- Al facturar no le pregunta nada: sale el lote que vence antes y se saltan los vencidos. Si quiere otro, lo cambia.
- Inventario le avisa qué lotes están vencidos o por vencer, y el lote sale impreso en el ticket y en el RIDE.
Paso a paso
- EnciéndaloEn Configuración › Productos e inventario › Lotes y caducidad, «Controlar lotes».
- Marque el productoEn su ficha, «Controlar por lote». Si quiere, exija la caducidad y ponga su vida útil.
- CompreCada línea de la compra lleva su lote y su caducidad. Con el XML del proveedor, se proponen solos.A-102
- VendaFacture como siempre: sale el lote que vence antes.
- ReviseInventario le avisa los lotes vencidos y por vencer.
Qué pasa con los vencidos
- Al vender, Facturia deja los vencidos para el final: primero saca de los lotes vigentes.
- Si solo quedan unidades vencidas, usted elige en Configuración si la venta se bloquea o si Facturia solo le avisa después de emitir.
- Arriba de Inventario aparece un aviso como «2 lotes vencidos y 3 por vencer con existencias». Con «Ver lotes» los ve con su bodega, sus existencias y cuántos días les quedan.
Qué sale en la factura
- Debajo del producto, en el ticket y en el RIDE: «Lote A-102 · vence 15/12/2026». Si salió de dos lotes, se imprimen los dos con sus cantidades.
- Si devuelve con nota de crédito, las unidades vuelven al mismo lote del que salieron.
- En el XML que va al SRI y a su cliente, el lote va solo si lo enciende en Configuración.
Consejo: si prefiere vender por orden de llegada en vez de por caducidad, cámbielo en la misma pantalla de Configuración. Y si un producto se vence más rápido que el resto, póngale sus propios días de aviso en su ficha.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que escoger el lote cada vez que facturo?
No. Facturia saca solo el lote que vence antes y salta los vencidos. Debajo de la línea ve de qué lote sale, y con «Cambiar lote» puede elegir otro.
¿Qué pasa si solo me queda mercadería vencida?
Usted decide en Configuración si Facturia bloquea la venta o solo le avisa. Viene en avisar.
¿Con cuánta anticipación me avisa?
Por defecto 30 días antes de la caducidad. Puede cambiarlo para toda la empresa o para un producto en particular.
¿Tengo que llevar lote en todos los productos?
No. Solo en los que marque «Controlar por lote» en su ficha; el resto del inventario sigue igual.
¿El lote sale en la factura?
Sí, en el ticket y en el RIDE, con su fecha de caducidad. En el XML que va al SRI solo si lo enciende en Configuración.
¿Y lo que ya tenía en bodega antes de activar lotes?
Queda como «Sin lote», con sus existencias intactas. Cuando quiera, lo reparte en sus lotes desde el producto, menú ⋮, «Lotes».
¿En qué plan viene?
Con el control de inventario, en los planes Maestro y Jefe.
Este tutorial describe Facturia al 6 de noviembre de 2026. Dentro del sistema, cada pantalla trae su propio «Cómo funciona» (Alt+F1). ¿Algo no coincide? Escríbanos por WhatsApp.
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