Cómo pasar sus clientes, productos y ventas desde Excel u otro sistema

Publicada el 11 de octubre de 2026

Respuesta corta

Para pasar a Facturia no hace falta digitar de nuevo: clientes, proveedores y productos se importan desde Excel o CSV (hasta 5.000 filas por archivo), con una vista previa para corregir antes. Sus compras se traen con el reporte de comprobantes recibidos del SRI y sus facturas anteriores, con sus XML.

Cambiar de sistema da pereza sobre todo por los datos: cientos de productos, clientes de años. En Facturia se suben desde un archivo, se revisan en pantalla y se importan de una vez. Esto es lo que puede traer y cómo.

Qué puede traer

Qué	Desde	Dónde, en Facturia
Clientes	Excel o CSV	Clientes › Importar
Proveedores	Excel o CSV	Proveedores › Importar
Productos, con existencias	Excel o CSV	Productos › Importar
Saldos por cobrar	Excel	Comprobantes › Importar de otro sistema
Facturas anteriores	XML o .zip	Comprobantes › Importar de otro sistema
Compras (planes Maestro y Jefe)	Reporte de recibidos del SRI	Compras › Comprobantes recibidos

Clientes, proveedores y productos

Descargue la plantillaTrae las columnas y una hoja de instrucciones. O use el archivo de su sistema anterior.Alt+P
Suba el archivo.xlsx o .csv, hasta 5.000 filas.Alt+A
ReviseVea cuántos son nuevos, cuáles se actualizan y cuáles tienen error. Corrija en la misma tabla.
ImporteLas filas con error se quedan fuera y las puede corregir después.Alt+Enter

	Datos obligatorios	Se considera repetido si…
Clientes	Identificación y nombre (nombres y apellidos, o razón social).	Tiene la misma identificación.
Proveedores	Identificación y razón social.	Tiene la misma identificación.
Productos	Descripción, IVA y precio; o costo y ganancia, y el precio se calcula.	Tiene el mismo SKU o, sin SKU, el mismo código de barras.

En los productos puede traer también el código de barras y del fabricante, la categoría y la marca (si no existen, se crean), la unidad, si controla inventario, la cantidad inicial, la bodega y el stock mínimo.

Sus compras, desde el SRI

En SRI en línea, entre a Facturación electrónica › Comprobantes electrónicos recibidos.
Elija el año, el mes y el tipo «Todos», pulse Consultar y luego Descargar reporte.
En Facturia, en Comprobantes recibidos, pulse «Subir reporte del SRI» y suelte el archivo .txt. Subirlo dos veces no duplica nada.
Revise la bandeja Por registrar y pulse Registrar en cada compra.

También puede pegar o escanear claves de acceso sueltas. ¿No sabe qué es una clave de acceso? Aquí se explica.

Sus facturas anteriores

En Comprobantes › Importar de otro sistema › Facturas en XML sube los XML de lo que ya facturó (sueltos o en un .zip, hasta 5.000 por vez). Entran como autorizados «De otro sistema»: no se vuelven a enviar al SRI, no mueven el inventario y quedan como cobrados. Si marca «Crear estos productos», los códigos que no existían se crean, sin costo y con existencia cero.

¿Prefiere que lo hagamos por usted? Ofrecemos implementación asistida: migramos su información, con alcance y valor acordados según su caso. Escríbanos por WhatsApp.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si un cliente ya existe?

Por defecto se deja como está. Si marca «Actualizar los que ya existen», se actualiza con el archivo, y una celda vacía no borra lo que había.

¿Puedo subir el Excel que me da mi sistema anterior?

Sí. Facturia reconoce las columnas por su nombre. Si alguna no coincide, descargue la plantilla y copie sus datos ahí.

¿Cuántas filas puedo importar?

Hasta 5.000 por archivo. Si tiene más, divídalo en varios archivos.

¿Qué pasa con las filas que tienen errores?

No se importan, y las demás sí. Al terminar, «Corregir las que no se importaron» se las devuelve a la tabla para arreglarlas.

¿Puedo traer mis facturas del sistema anterior?

Sí, en XML (sueltos o en un .zip): entran como comprobantes de otro sistema, no se envían de nuevo al SRI y no mueven el inventario.

Este tutorial describe Facturia al 11 de octubre de 2026. Dentro del sistema, cada pantalla trae su propio «Cómo funciona» (Alt+F1). ¿Algo no coincide? Escríbanos por WhatsApp.