Firma electrónica para facturar: qué es, cómo se saca y cuánto dura
Para facturar necesita una firma electrónica en archivo .p12, vigente, a su nombre y con su RUC. La emite una entidad de certificación acreditada por ARCOTEL (Banco Central, Registro Civil, Consejo de la Judicatura, Security Data, Uanataca y otras) después de validar su identidad. Dura uno o más años y hay que renovarla antes de que caduque.
La firma electrónica es lo que le da validez a cada comprobante: el sistema la usa para firmar el XML antes de enviarlo al SRI. Sin una firma vigente no se puede facturar. Esta guía le explica cuál sacar, qué le van a pedir y cómo no quedarse sin ella.
¿Qué firma necesito?
¿A nombre de quién factura?
¿Usted es el representante legal?
Pídala con el campo RUC lleno: es la que sirve para facturar. Elija archivo, no token.
Cómprela con nosotros →La entidad le pedirá además el nombramiento vigente, y la vigencia de la firma suele ir atada a la del nombramiento.
Cómprela con nosotros →Los comprobantes de una empresa se firman con la firma de su representante legal. Las entidades también venden firmas de «miembro de empresa», que piden un oficio de autorización; confirme con su contador cuál usar.
Archivo o token
| Archivo (.p12) | Token | |
|---|---|---|
| Qué es | Un archivo protegido con su clave, que se puede guardar y copiar. | Un dispositivo USB; el certificado no se puede copiar. |
| Para facturar | Sí. Es la que piden los sistemas de facturación y el Facturador SRI. | No sirve para un sistema en la nube: tiene que estar conectado a la computadora que firma. |
| Uso típico | Facturación electrónica y documentos. | Trámites que piden firmar desde una computadora puntual. |
| Si lo pierde | Si guardó una copia, la recupera; si alguien tiene el archivo, sin la clave no puede usarlo. | Hay que reponer el dispositivo. |
Cómo se saca
- Elija la entidadUna acreditada por ARCOTEL. Nosotros la vendemos como distribuidores.
- Envíe sus datosCédula por ambos lados y correo; si es empresa, el nombramiento.Requisitos
- Valide su identidadPor video o biometría desde el teléfono, o en una agencia.En línea
- Ponga su claveLa elige usted y nadie más la conoce. Guárdela bien.
- Reciba su .p12Lo sube a su sistema de facturación y empieza a firmar.
Requisitos
- Persona natural: cédula a color por ambos lados y correo. Algunas entidades piden también el código dactilar, una foto sosteniendo la cédula o una planilla de servicio básico.
- Representante legal: lo anterior, más el nombramiento vigente y los datos de la empresa.
- Miembro de empresa: lo anterior, más un certificado laboral u oficio de autorización firmado por el representante legal.
Quién la emite
Solo las entidades de certificación acreditadas por ARCOTEL. Entre ellas están el Banco Central del Ecuador, el Registro Civil, el Consejo de la Judicatura, Security Data, Uanataca, ANF AC y varias más; la lista completa y vigente está en el sitio de ARCOTEL (enlace al pie). Todas sirven para facturar si la firma es en archivo.
Vigencia, renovación y clave
- Vigencia: se compra por uno, dos o más años. La fecha de caducidad está en el certificado; su sistema de facturación debería mostrársela.
- Renueve antes de que caduque. Con la firma vencida el SRI rechaza los comprobantes y no puede facturar. Varias entidades renuevan en línea, más barato que una emisión nueva, mientras la firma esté vigente.
- Su clave no se puede ver ni recuperar desde el sistema. Si la olvida, hay que hacer el trámite con la entidad que la emitió.
- Nunca comparta el archivo con su clave por chat o correo. Súbalo usted mismo a su sistema.
Cómo es con Facturia
- Se la vendemos: $18,50 por 1 año o $27,50 por 2 años, IVA incluido, o incluida en su plan anual. Vea los precios.
- Sube su .p12 una vez; Facturia la guarda cifrada y firma cada comprobante.
- Le avisa cuando su firma está por vencer, para que la renueve a tiempo y suba la nueva.
Preguntas frecuentes
¿Qué firma electrónica necesito para facturar?
Una firma en archivo (.p12), vigente, a su nombre y con su RUC. Si factura por una empresa, la del representante legal.
¿Sirve la firma en token para facturar?
Para un sistema en la nube, no: el token es un dispositivo USB que tiene que estar conectado a la computadora que firma. El Facturador SRI también pide la firma tipo archivo.
¿Cuánto dura una firma electrónica?
Depende de lo que compre: hay de un año, de dos y de más años; algunas entidades venden incluso de un mes. Cuando caduca, deja de firmar y no puede emitir.
¿Qué pasa si olvido la clave de mi firma?
La firma no sirve sin su clave. Cada entidad tiene un trámite de recuperación; en el Registro Civil es gratuito presentando la firma en una agencia.
¿Cuánto cuesta la firma electrónica?
Varía según la entidad y la vigencia. Con nosotros cuesta $18,50 por 1 año y $27,50 por 2 años, IVA incluido.
¿En cuánto tiempo me la entregan?
Con nosotros, en 15 minutos como máximo después de la validación biométrica. En otras entidades, con validación en línea, suele estar el mismo día o en pocos días hábiles, según la entidad.
Fuentes
- ARCOTEL: listado de entidades de certificación de información acreditadas
- MINTEL, firmadigital.gob.ec: preguntas frecuentes (archivo y token)
- SRI: Facturador SRI (requiere firma electrónica tipo archivo)
- Consejo de la Judicatura (ICERT-EC): para facturación electrónica, certificado en archivo PKCS#12 con RUC
- Registro Civil: adquisición de certificado de firma electrónica (requisitos y recuperación de clave)
- Banco Central del Ecuador: emisión y renovación de certificados de firma electrónica
Esta guía resume la norma para que se entienda fácil; no reemplaza la asesoría de su contador. Ante cualquier duda, vale lo que dice el SRI.
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